Lühidalt: WooCommerce’i ja Merit Aktiva või Directo liidestus saadab tellimused raamatupidamisse müügiarvetena koos kliendi, käibemaksu ja makseviisiga ning toob vajadusel laoseisu ja hinnad tagasi e-poodi. Enne arendust lepi kokku, millal arve tekib, kuidas käsitletakse tagastusi ja kus on toodete põhiandmed.
Kui e-poes on päevas rohkem kui paar tellimust, muutub käsitsi arvete tegemine raamatupidamisprogrammis kiiresti ajakuluks ja vigade allikaks. WooCommerce’i liidestus Merit Aktiva või Directoga lahendab selle: tellimus liigub e-poest raamatupidamisse ise ning laoseis ja hinnad püsivad mõlemas süsteemis samad. Selles juhendis selgitame, mida liidestus teeb, millised otsused tuleb enne arendust teha ja kuidas vältida tüüpilisi vigu.
Mida liidestus teeb?
- Tellimus → müügiarve: makstud tellimusest tekib Meritis või Directos müügiarve koos ridade, hindade, allahindluste, tarne ja käibemaksuga.
- Kliendid: uus klient luuakse automaatselt, olemasolev leitakse e-posti või registrikoodi järgi.
- Maksed: pangalingi või kaardimakse laekumine märgitakse arvele, et müügireskontro oleks korras.
- Laoseis: raamatupidamise või ERP-i laoseis uueneb e-poes ajakava järgi, et poes ei müüdaks olematut kaupa.
- Tooted ja hinnad: vajadusel tulevad uued tooted ja hinnamuutused raamatupidamisest e-poodi.
Merit Aktiva või Directo?
Mõlemal on API, mille kaudu e-pood saab andmeid saata ja lugeda. Merit Aktiva on levinud väike- ja keskmiste ettevõtete seas ning sobib hästi, kui põhiliselt on vaja arveid, kliente ja makseid. Directo on laiem ERP, mida kasutatakse sageli siis, kui ladu, ostud, tootmine või mitu müügikanalit on keerulisemad. Liidestuse loogika on sarnane, erinevus on andmete hulgas, mida sünkroniseeritakse.
Otsused enne arendust
- Millal arve tekib? Kas makse laekumisel, tellimuse täitmisel või kaubasaatmisel. Ettemaksuga e-poes on tavaline arve makse laekumisel.
- Arve või kassakviitung? Eraisikule ja ettevõttele võib olla vaja erinevat dokumenti, ettevõttele koos registrikoodi ja KMKR numbriga.
- Käibemaks: käibemaksumäärad ja -kategooriad peavad e-poes ja raamatupidamises ühtima. Kui müüd teistesse ELi riikidesse eraisikutele, tuleb arvestada ka OSS-erikorraga.
- Tagastused: tagastus või tühistamine e-poes peab looma kreeditarve, mitte lihtsalt arve kustutama.
- Kus on toote põhiandmed? Vali üks süsteem, mis on tootekoodide, hindade ja laoseisu „tõe allikas“. Kui mõlemas muudetakse samu andmeid, tekivad vastuolud.
- Tootekoodid (SKU): e-poe ja raamatupidamise tootekoodid peavad ühtima, muidu ei saa ridu ega laoseisu siduda.
Valmis plugin või kohandatud liidestus?
Lihtsamal juhul piisab valmis lisamoodulist, mis saadab tellimused arvetena raamatupidamisse. Kohandatud liidestus on mõistlik, kui on mitu ladu, komplekttooted, kliendipõhised hinnad, B2B tellimused, mitu e-poodi või kui on vaja ka ostu- ja tarnijaandmeid. Siis kirjutame liidestuse, mis vastab täpselt sinu protsessile ja logib iga sammu.
Tüüpilised vead ja kuidas neid vältida
- Topeltarved: sama tellimus saadetakse kaks korda. Lahendus: iga tellimuse saatmine märgitakse ja kordust ei lubata.
- Vaikselt ebaõnnestunud saatmine: API ei vasta ja keegi ei märka. Lahendus: korduskatsed, logi ja teavitus e-postile.
- Ümardamise erinevused: e-poe ja raamatupidamise summad erinevad sendi võrra. Lahendus: hinnad ja käibemaks arvutatakse ühtselt.
- Vananenud laoseis: sünkroon käib harva ja pood müüb otsas kaupa. Lahendus: sagedasem sünkroon ja laoseisu reserv populaarsetele toodetele.
Mis edasi?
Kui tellimused jõuavad e-posti või PDF-ina, mitte e-poe kaudu, saab ka nende sisestamise automatiseerida – vaata tellimuste töötlemise automatiseerimine AI-ga. Suurema protsessi puhul kaalu ERP-süsteemi arendust või äriprotsesside automatiseerimist.
IT Solutions teeb liidestusi nii uutele kui ka olemasolevatele e-poodidele – vaata WooCommerce e-poe edasiarendus ja e-poe tegemine WooCommerce’iga.
Korduma kippuvad küsimused
Kas WooCommerce’i saab ühendada Merit Aktivaga?
Jah. Merit Aktival on API, mille kaudu e-pood saadab tellimused müügiarvetena koos klientide ja maksetega. Vajadusel saab ka laoseisu ja hinnad e-poodi tagasi tuua.
Kas WooCommerce’i saab ühendada Directoga?
Jah. Directo API kaudu saab saata tellimusi ja arveid ning sünkroniseerida tooteid, hindu ja laoseisu, sealhulgas mitme lao puhul.
Kui tihti laoseis uueneb?
See sõltub liidestusest ja kauba käibest. Tavaliselt mõne minuti kuni tunni tagant; kiiresti müüdavate toodete puhul tasub sünkroon teha sagedasemaks.
Mis juhtub, kui raamatupidamisprogramm ei vasta?
Hea liidestus proovib uuesti, salvestab vea logisse ja saadab teavituse. Tellimus ei kao ja saadetakse, kui ühendus taastub.
Kas liidestuse saab lisada olemasolevale e-poele?
Jah. Alustame e-poe ja raamatupidamise seadistuse ülevaatusest, kontrollime tootekoode ja käibemaksu ning testime liidestust enne elavasse e-poodi viimist.
Tahad, et tellimused jõuaksid raamatupidamisse ilma käsitööta? Kirjuta meile ja kirjelda, millist programmi kasutad.
