Lühidalt: Tellimuste töötlemise automatiseerimisel loeb AI e-kirja ja PDF-i tellimustest kliendi, tooted ja kogused, süsteem kontrollib hinnad ja laoseisu ning loob kinnituse, arve ja laodokumendid. Inimene vaatab üle ainult erandid. EIS toetab sellist automatiseerimist.
Paljudes Eesti ettevõtetes näeb tellimuste töötlemine välja nii: tellimus tuleb e-kirjaga, PDF-i või Exceli failina, keegi trükib selle käsitsi raamatupidamisprogrammi või tabelisse, kontrollib laoseisu telefoni teel ja saadab kliendile kinnituse. See võtab aega, tekitab vigu ja sõltub ühest inimesest. Tellimuste töötlemise automatiseerimine tehisintellekti abil muudab selle protsessi kiireks ja jälgitavaks. Selles artiklis näitame, kuidas see töötab ja millest alustada.
Kuidas näeb välja automatiseeritud tellimuse teekond?
- Vastuvõtt. Tellimused tulevad ühte kohta: e-pood, B2B-portaal, e-post, PDF, Excel või isegi telefoni teel antud tellimuse märkmed.
- Andmete lugemine AI-ga. Tehisintellekt loeb e-kirjast või PDF-ist kliendi, tooted, kogused, hinnad ja tarneaadressi ning muudab need struktureeritud andmeteks.
- Kontroll. Süsteem kontrollib tootekoodid, hinnakirja, kliendi krediidilimiidi ja laoseisu. Kahtlased read (tundmatu toode, ebatavaline kogus) märgitakse inimesele üle vaatamiseks.
- Kinnitus kliendile läheb automaatselt koos tarneajaga.
- Edasised sammud: arve, saateleht, komplekteerimise nimekiri laole ja kullerfirma tellimus.
- Jälgimine. Iga tellimuse olek on näha ühes vaates ning klient saab vajadusel ise kontrollida, kus tema tellimus on.
Kus AI päriselt aitab
- Struktureerimata tellimused. Klientide e-kirjad ja PDF-id on kõik erineva vorminguga. Varem oli selleks vaja iga kliendi jaoks eraldi malli, keelemudel saab aru ka vabas vormis tekstist.
- Toodete sobitamine. Klient kirjutab „valge A4 paber 80 g, 5 kasti“, AI leiab sellele vastava tootekoodi.
- Erandite märkamine. Ebatavaline kogus, vale hind või tarneaadress, mis erineb tavapärasest.
- Kliendi küsimused tellimuse oleku kohta saavad vastuse automaatselt.
Kõik ülejäänu (arvutused, kontrollid, dokumendid) tehakse tavapärase tarkvaraga: see on täpsem ja odavam kui AI. Hea lahendus kasutab AI-d ainult seal, kus see on parem.
Integratsioonid
Automatiseerimine töötab ainult siis, kui süsteemid on ühendatud. Tavaliselt ühendame:
- e-poe ja B2B e-poe;
- raamatupidamise (Merit Aktiva, Directo, SmartAccounts jt);
- ladu ja ERP-süsteemi;
- kullerid ja pakiautomaadid (Omniva, DPD, Itella SmartPOST);
- CRM-i, et müük näeks kliendi ajalugu.
Mida see ettevõttele annab?
- Vähem käsitsi sisestamist ja trükivigu.
- Kiirem kinnitus kliendile ja kiirem tarne.
- Protsess ei sõltu enam ühest inimesest, kes „teab, kuidas asjad käivad“.
- Selge ülevaade: mis on tellitud, mis on teel ja mis on hilinenud.
Millest alustada?
- Kaardistage praegune protsess: kust tellimused tulevad, kes mida teeb ja kus tekivad vead.
- Valige üks kitsaskoht, näiteks e-kirjaga tulevate tellimuste sisestamine.
- Kui tellimusi hallatakse Exceli tabelis, vaadake Exceli asendamist ärisüsteemiga.
- Kontrollige toetusvõimalusi: EIS toetab äriprotsesside automatiseerimist.
IT Solutions teeb äriprotsesside automatiseerimist ja kohandatud tarkvara, mis ühendab tellimused, lao, raamatupidamise ja kliendid ühte töövoogu. Loe ka: AI CRM-süsteemis ja AI kasutuselevõtt ettevõttes.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on tellimuste töötlemise automatiseerimine?
See on lahendus, mis võtab tellimused vastu eri kanalitest, loeb neist andmed, kontrollib laoseisu ja hinnad ning loob kinnituse, arve ja laodokumendid ilma käsitsi sisestamiseta.
Kas AI saab lugeda PDF- ja e-posti tellimusi?
Jah. Keelemudelid loevad struktureerimata tellimustest kliendi, tooted, kogused ja aadressi. Ebakindlad read märgitakse inimesele kontrollimiseks.
Kas automatiseerimine töötab meie raamatupidamisprogrammiga?
Enamasti jah. Levinud Eesti raamatupidamisprogrammidel on API, mille kaudu saab arveid ja kliente sünkroniseerida.
Kas automatiseerimiseks saab toetust?
Jah, EIS toetab äriprotsesside automatiseerimist. Tingimused sõltuvad vooru reeglitest, seega tasub need enne projekti algust üle vaadata.
Kas teie tellimused liiguvad veel e-kirjade ja tabelite vahel? Kirjutage meile ja kaardistame koos, mida saab automatiseerida.
